Er “effektive møter” i det hele tatt mulig i din organisasjon?

De fleste ønsker mer effektive møter, men er du sikker på at det som må til for å få effektive møter ikke er på kollisjonskurs med kulturen i organisasjonen?

Skrevet av Jørn Hunskaar

Er dette et effektivt møte?

Møter koster mye. Veldig mye. Effektive møter koster mye, men bidrar heldigvis til å dra en prosess videre. Ineffektive møter koster også mye, men kaster samtidig bort tiden til de som deltar og bidrar til å trenere en prosess.

Så hva kan vi gjøre for å få møtene mer effektive?

De fleste vet nok at møtet må planlegges grundig, og er det du som er møteleder så er dette ditt ansvar. Blir ikke dette tatt seriøst overlates utfallet av møtet til tilfeldighetene. Sannsynligheten for at møtet avsluttes uten et resultat er stor. Et typisk kjennetegn for disse møtene er at de bare ender opp med å planlegge et oppfølgningsmøte. (Er dette noe du kjenner igjen, kanskje?)

Dette bør du tenke på når du planlegger et møte (basert på punktene til Anders Laestadius):

• Sørg for å ha en tydelig møteleder som har evnen til å involvere og engasjere deltakerne.
• Sett opp en agenda som viser de forskjellige stegene gruppen skal gå gjennom i møtet — bruk gjerne visuelle hjelpemidler.
• Sett et klart mål for møtet. Forklar hva gruppen skal oppnå i møtet.
• Forklar hvordan gruppen skal arbeide for å nå målet.
• Avslutt møtet ved å gjennomgå hva som ble oppnådd i møtet. Ta samtidig en gjennomgang av oppfølgningspunktene, slik at alle er enige om disse.

Følger du punktene over ligger mye tilrette for at du skal få et effektivt møte. Det finnes likevel noen spørsmål du bør stille deg selv:

• Trenger jeg virkelig et møte for å oppnå det du ønsker? Hvis ikke, gå og snakk direkte med den eller de det gjelder — ikke send ut innkallingen i det hele tatt.
• Er møtet godt nok forberedt? Som møteleder må du se forbi hva du selv skal gjøre av forberedelser. Du må i tillegg sjekke med alle de som skal bidra med noe i møtet, slik at du vet at de også er godt nok forberedt. Hvis ikke, avlys møtet.
• Har alle nødvendige personer akseptert møtet? Hvis ikke, avlys møtet.
• Dukker alle nødvendige personer opp i møtet? Ikke sitt og kast bort tiden ved å snakke rundt grøten. Send de som møtte opp tilbake med uforrettet sak — finn heller et nytt møtetidspunkt.
• Er noen “kronisk forsinket” til alle møter? Selv da er faktisk håp om bedring, spesielt hvis det er regelmessige møter. Bli enige om spilleregler i fellesskap — se for øvrig disse tipsene til Alexander Kjerulf.
• Pleier du å gi en oppsummering av det dere har snakket om “til nå” til de som kommer for sent? Ikke fall for fristelsen, dette bidrar til å akseptere sent oppmøte.

Dette er trolig en tøffere møtepraksis enn det de fleste er vant til, så det kan godt være at noe av dette vil være på kollisjonskurs med møtekulturen i organisasjonen. Start derfor forsiktig og finn ut hvor grensene går i akkurat din organisasjon.

Hva gjør du for å få mer effektive møter? Del gjerne dine erfaringer i kommentarfeltet.

Lenker:

http://blog.crisp.se/2012/04/13/anderslaestadius/value-driven-meeting
http://positivesharing.com/2006/08/how-to-get-people-to-arrive-on-time-for-meetings/
Bildet er fra: http://www.ledernytt.no/det-perfekte-moetet.4683350-112541.html