Er OKR nøkkelen for å lykkes med smidig produktutvikling?
Skrevet av Harald Kjølner og Oscar Hafstad
De fleste virksomheter jobber smidig med produktutvikling, og flere tester ut nye former for organisering og samarbeid for å få stadig mer ut av teamene sine. Klarer vi å ta ut alt potensialet som ligger i organisasjonene våre?
Et av de viktigste virkemidlene i smidig utvikling er hyppig omprioritering av innsatsen, drevet frem av kontinuerlig læring i teamet eller fra eksterne impulser. Selv om vi har kommet langt, er vår erfaring at det er få virksomheter som synes produktutviklingen går helt knirkefritt. Det kan være ledere som er usikre på at teamet gjør riktige valg, og derfor legger sterke føringer på nøyaktig hva som skal lages (gjerne argumentert med at «jeg kjenner bransjen»).
Teamet på sin side blir gjerne frustrert over at de ikke får tilliten og friheten til å ta egne valg og bestemme over sin hverdag. Eller når det kommer til hyppighet, hvem har ikke opplevd at nye teknologier, og andre muligheter ikke utnyttes raskt nok?
Ofte skyldes dette at man må vente på beslutning høyere opp, gjerne først etter den «årlige strategiprosessen». Dette er noen av mange eksempler på situasjoner som skaper frustrasjon i organisasjonen, og løst på en bedre måte vil det kunne realiseres et stort uutnyttet potensial i smidig utvikling.
OKR (Objectives and Key Results) er et målstyringsrammeverk som er spesielt relevant for de som kjenner seg igjen i utfordringene beskrevet over. Målstyring er ikke noe nytt, og vi mener selvsagt heller ikke at det OKR revolusjonerende. Det inneholder imidlertid noen prinsipper som gjør at det skiller seg grunnleggende og betydelig fra andre tilsvarende rammeverk, som gjør at det er spesielt egnet for smidig utvikling. I det videre vil vi trekke frem spesielt tre ting som beskriver hvorfor, og til slutt forklare hvordan dette bidrar til at utviklingsteam leverer riktigere, bedre og med fortløpende justeringer.
Utvikling i Key Results forteller deg om du må endre kurs
Riktig bruk av Key Results er nøkkelen til å få best mulig utbytte av OKR. Key Results er målbare resultater som konkretiserer ambisjonen, som skal være både utfordrende og viktige, slik at de måler det som teller for at du skal oppnå målsetningene dine. Det å sette de riktige Key Resultene involverer både teamet selv og viktige interessenter i en iterativ prosess, slik at man kommer frem til mål som er relevante for alle parter. Når disse er satt er det opp til teamet å velge de riktige tiltakene og aktivitetene som skal til for å realisere dem (og opp til ledelsen å tørre å la være å legge seg borti).
Med jevne mellomrom gjøres det opp status på om teamets aktiviteter bidrar til de forventede resultatene, og om disse Key Resultene var de mest hensiktsmessige å jobbe mot. Da gjennomgås hvert Key Result og det vurderes om de utvikler seg som forventet, høyere eller lavere, eller om det ikke har vært noen utvikling overhodet. Hvis det går som forventet og tilfredsstillende, fortsettes samme kurs. Dersom utviklingen er annerledes, må det først undersøkes hvorfor resultatet var svakere enn forventet. Hadde ikke tiltaket den effekten det var antatt å ha? Gjorde teamet for lite av enkelte ting? Ble det rett og slett glemt? Uansett årsak er dette kun historie. Det som betyr noe er hva som gjøres fremover, med følgende alternativ:
a) Beholde Key Resultet, men gjøre andre nye tiltak for å realisere det
b) Justere ambisjonsnivået høyere eller lavere
c) Fjerne Key Resultet eller eventuelt bytte det ut med noe annet som er mer relevant
Endringene i Key Results vil bety en liten dreining i kursen fra forrige periode. Viser det seg at det ikke har vært forflytning på et eneste Key Result er det en ganske klar indikator på at det har vært feil fokus og at det må kraftigere endringer til for å gå i riktig og felles retning.
Gode key results kommuniserer vanvittig bra
Et godt Key Result gjør at det er enkelt å forstå hva som måles og hva man vil oppnå med å måle det. Riktig formulert vil det ikke trenges utdypende forklaring av ambisjoner, strategier og veivalg. I tillegg løfter Key Results diskusjonen til å snakke om gevinster og effekter fremfor tidsplaner og timebudsjetter. Kommunikasjonen mellom de involverte i produktutviklingen forbedres også betraktelig, eksempelvis:
- Teamet forteller organisasjonen presist og med tall hva de jobber mot og etterstreber å oppnå. De kan da enkelt fekte unna andre (velmenende) innspill som ofte spriker i ulike retninger
- Ledere og andre interessenter får forståelse for teamets viktigste prioriteringer. Hvis man er uenig i dette tas diskusjonen på ønsket effekt, og ikke på å diktere hva som skal lages. (dette bidrar forresten til mye mer innovasjon enn når teamet får beskjed om å lage en konkret ting, for det kan jo hende det finnes en bedre løsning?)
- Det er motiverende for hele organisasjonen å se at konkrete resultater realiseres
Hyppigheten i revideringene gjør at kursendring skjer oftere og raskere
OKR ville ikke hatt særlig høy verdi om det kun handlet om å formulere riktige ambisjoner og Key Results. Vel så viktig er det hvordan OKR brukes i det daglige og hvor hyppig det gjøres revideringer. I ukentlige check-ins avsjekkes det (typisk i standups) at man gjør de riktige aktivitetene — og gjør omprioriteringer på aktiviteter dersom de ikke bidro til de resultatene som var forventet. Noe sjeldnere — men fortsatt hyppig — foretas en litt grundigere revidering av alle Key Results, slik beskrevet tidligere. Teamet gjør dette gjerne annenhver uke eller månedlig, mens ledergrupper vanligvis reviderer kvartalsvis.
Kvartalsvise eller hyppigere revideringer gir helt andre muligheter for justeringer enn hva som er tilfelle ved tradisjonelle strategiprosesser der oppdateringer skjer årlig. Da avdekkes det raskt om de prioriterte aktivitetene har den forventede effekten, og man har mulighet til å omdisponere ressursbruken kjapt til å heller jobbe med noe annet som gir verdi. Hyppige revideringer er også en fordel når nye teknologier introduseres, ettersom retningsendringer ikke må vente på beslutninger i forbindelse med neste års strategisamling.
OKR hjelper deg til å få mer ut av teamet ditt
Bekk har hjulpet både offentlige og private virksomheter med å innføre OKR i ulikt omfang. Det er ikke slik at en blir verdensmester bare du innfører dette rammeverket, men vi har til gode å erfare at ikke OKR gir gevinster fra start!
Gjort på riktig måte vil Key Results gjøre det mulig for ledere og andre interessenter å gi gode innspill til teamets prioriteringer, uten å legge bånd på alle dag til dag-aktiviteter. Teamet vil oppleve at de får tillit til å selv velge de tiltakene som bidrar best til å nå målsetningene. Samtidig vil hyppigheten i hvor ofte OKR skal justeres sørge for at man ikke trenger å være redd for at ressurser blåses på ting som ikke gir verdi. Når man reviderer kvartalsvis eller oftere vil man også mye raskere evne å respondere på nye teknologier eller ting som skjer i markedet, og snu skuta fortløpende.
Lurer du på hvordan du kan komme i gang eller om dette kunne vært noe for din virksomhet? Send en e-post eller melding, så avtaler vi en uforpliktende prat.
Oscar Hafstad
Seniorkonsulent i Bekk Management Consulting
+47 988 48 324
