Kjære produkteier, vi trenger deg i teamet
Har du følt på at teamet ikke er i stand til å bli målstyrt, fordi produkteieren har havnet for langt unna? Eller kjenner du på smertepunkter i teamet uten å kunne sette fingeren på hva det er, og hvilke konsekvenser det har? Denne følelsen har jeg hatt, men det har tatt tid å innse at deler av utfordringene i teamet sammenfaller med tilstedeværelsen til produkteier. De siste årene har vært en modningsreise, der vi har gått fra å være et nyetablert team uten klare retningslinjer til å bli et større team med tydelig definerte ansvarsområder som jobber mot å realisere produktområdets mål. Reisen vår har fulgt flere av stegene for målstyring. Fra oppstartsfasen i stadiet LTL (loose-tight-loose) via LLL (loose-loose-loose) der teamet måtte bevise at det hadde livets rett til en dreining mot TTL (tight-tight-loose) i arbeidet med OKR (Objective and key results).
Teamet befant seg fremdeles i LLL da OKR ble innført for å gjøre produktområdet målstyrt, kun ett år inn i perioden til teamet. Det var utfordrende å sette ambisjon med tilhørende nøkkelresultater (OKRer), samt måle måloppnåelse. Dette skyldes i stor grad vår allerede etablerte forståelse av retningen vi skulle ta for å skape verdi. Først etter å ha levert nøkkelfunksjonalitet kunne vi sette ny kurs. Teamet var nå i stand til å utnytte OKR for å sette fokus. Dette ble gjort innenfor de definerte rammene fra produkteieren, og var en dreining fra stadiet LLL til TTL. Suksessfaktoren i denne overgangen var en tydelig produkteier som løftet blikket, tenkte på tjenesten i stort og satte retning for teamet. Dette var bildet for litt over ett år siden, og fra da av har vi sakte, men sikkert klart å dreie oss mer mot stadiet TLT (tight-loose-tight). For å ta det siste steget er vi avhengige av at produkteier er en integrert del av teamet. Det er tre viktige grunner til at en produkteier må prioritere tid i teamet.
1. En produkteier må utfordre teamet innenfor rammene definert av målstyringen.
Produkteieren gjør en viktig oppgave i å se utad og utforske mulighetsrommet til teamet. Dette skaper verdi for organisasjon, blant annet ved å lokalisere alle kundegrupper og samfunnsverdien knyttet til dem. Uten fokuset kan teamet overse uutnyttet potensiale for produktet og låse seg fast til en tankegang, spesielt i tidlige faser. I takt med at teamet blir mer modent og i stand til å sette gode OKRer, er det viktig at produkteieren holder fokuset innenfor retningen til teamet. Det er ikke unormalt at team opplever at produkteiere kommer med bestillinger som treffer utenfor retningen. Dette kan oppfattes som at man ikke har den samme forståelsen av målet, som igjen bygger opp en avstand heller enn en fellesfølelse.
Ved å sikre at nødvendige bestillinger holdes innenfor retningen til teamet, blir jobben til både produkteier og teamleder enklere. Teamet på sin side får mulighet til å jobbe aktivt etter OKRene de har satt opp, mens produkteier kan utfordre innenfor rammene. Dette mener jeg bidrar til å opprettholde motivasjonen i et målstyrt team, samt at det gir muligheten til å se fremover. Tilstedeværelse er én suksessfaktor for å få til dette.
2. Tilstedeværelse skaper tillit og en fellesskapsfølelse i teamet.
I en travel jobbhverdag, der tiden ofte er begrenset mellom møter, har det blitt enklere å delta litt i alle møter i stedet for å avslå enkelte og vie all sin tid til andre. Gjentagende og regelmessig fravær fra teammedlemmer skaper utfordringer for resten av teamet. Dersom man forsøker å «få med seg alt» gjennom delvis deltagelse i alle settinger, skapes det en avstand til teamet. Man kan også få en falsk trygghet om status i teamet, basert på de få glimtene man fanger opp. Selv kan jeg sitte igjen med en følelse av at vi har ulik oppfatning av status i teamet. Bak flyten på tavlen kan det eksempelvis skjule seg misnøye med at en oppgave er prioritert inn, spesielt om det oppleves at den ligger utenfor rammene som er satt for teamet. Disse inntrykkene er krevende å fange opp dersom man ikke deltar regelmessig i møter, eller hopper inn sent. På tross av en kultur hvor det er stor takhøyde for å komme med innspill, er vi avhengig av gode relasjoner og tett tilstedeværelse for å skape den nødvendige tryggheten til å løfte utfordringer. Som teamleder videreformidler jeg utfordringene jeg fanger opp, men dette kan oppleves som masing. Min løsning er da typisk å skjerme teammedlemmene, samt oppfordre produkteier til å være synligere i teamet.
Utfordringer som dette løses best ved å snakke sammen i det daglige. En produkteier som deltar i teamet utenom møtearenaer, og gjerne i sosiale settinger, viser at teamet er en prioritet. Det merkes, og de øvrige teammedlemmene setter stor pris på denne tilstedeværelsen. Videre bidrar tilstedeværelse til økt felles forståelse mellom teamet og produkteier. Den tekniske kompleksiteten og eventuelle avhengigheter til løsninger kan være vanskeligere å forstå, når man går glipp av løpende diskusjoner i teamet. Tilstedeværelse øker sannsynligheten for at man følger beslutninger tett. Videre vil dette ta bort behovet for ytterligere diskusjonsrunder som teamet allerede har hatt. Det senker også terskelen for å løfte problemer og utfordringer. For å bygge tilhørighet til teamet og produktet, må samhandling settes først. Kjære produkteier, du er en av oss, og vi setter stor pris på å ha deg i teamet!
3. Produkteier må la teamet måles på effekt og verdiskapning.
En produkteier som er tett involvert i det daglige arbeidet, vil kunne se at teamet har forståelse for sitt ansvar og er i stand til å gjøre gode prioriteringer. Dette gjør det enklere å slippe opp kontrollen, samtidig som at teamet får mulighet til å utfordre produkteier på resultatene fra sonderingsrunder. Det blir færre av de klassiske leveransene, og teamet får muligheten til å senke skuldrene og sette søkelys på målstyring og effekter. Det kommer ikke lenger inn noen bestillinger fra siden som stjeler fokus eller skaper konflikter innad i teamet. Vår drømmesituasjon er at teammedlemmene ser verdien av målstyring, og føler at man jobber mot nøkkelresultatene til teamet. Å få til dette er et stort ansvar å legge på en rolle, spesielt når man er forventet å levere på mye annet, også! Likevel er det en grunnstein for å klare målstyring. Selv liker jeg tanken om at dersom et brukerbehov er stort nok, vil det dukke opp av seg selv igjen ved en senere anledning. Ser man at man ikke kommer unna å levere på bestillinger som i utgangspunktet ligger utenfor OKRene til teamet, mener jeg produkteieren burde fremme et forslag om å revurdere OKRene, og potensielt endre de til å stemme overens med det nye fokuset. Når produkteier tar eierskap til målene som er satt, får vi muligheten til å oppnå noen av de ambisiøse nøkkelresultatene vi har satt oss. Jo flere arenaer produkteier deltar i sammen med teamet og viser frem dette, jo lavere kan teamet senke skuldrene og fokusere på det som teller: å skape verdi for brukerne.
Kunsten å jobbe seg mot å bli målstyrt som team, for å levere verdi til brukere og organisasjonen, er en lang og krevende prosess. Det er en rekke steg man skal gjennom fra en periode med frie rammer i stadiet LLL til man til slutt befinner seg i stadiet TLT, som etter min mening er retningen man burde gå for å oppnå god målstyring. For å komme hit finnes det en del premisser og utfordringer som må anerkjennes og løses i teamet, enten det er knyttet til prosesser, forventninger eller modenhet. Min erfaring er at produkteieren er en suksessfaktor for å klare dette. Gjennom å være en integrert del av teamet i det daglige arbeidet, som følger de samme forventningene til tilstedeværelse og aktiv deltakelse vil man kunne bryte ned barrierer og se hvor de andre teammedlemmene kommer fra. Videre vil det gi teamet rom til å styre sine egne prioriteringer, fordi man har full tillit til at teamet vet hvor de skal, samt hvilke beslutninger som skyver de i riktig retning.
I vår modningsreise føler jeg at vi har kommet svært langt. Det har vært krevende, men givende. Produkteiers deltakelse har vært et suksesskriterium, og noe som til tider er krevende grunnet rammevilkår og de store forventningene til rollen. Så kjære produkteier, vi trenger deg i teamet! Vi trenger å stå sammen med deg om våre behov, at du utfordrer oss til rett tid, fanger opp utfordringer og at vi når målene våre sammen.
